L'atelier Artek Dynadoc met en œuvre les bonnes pratique en matière d'impression  de documents...

L’impression de documents : des services adaptés pour répondre aux nouveaux besoins des entreprises

L'impression de documents : des services adaptés pour répondre aux nouveaux besoins des entreprises.
Voici quelques conseils qui pourront vous aider à limiter et optimiser l'usage de l'impression papier au sein de votre entreprise et réduite l'impact de votre activité sur l'environnement

Malgré les allégations environnementales en défaveur du papier, l'impression en entreprise ne se réduit pas. L'essor de l'impression couleur et son utilisation via téléphones mobiles ou envoi des fichiers par emails directement sur le photocopieur nécessitent une sécurisation renforcée de l'accès aux impressions à distance.

L'augmentation du « zéro papier » par la dématérialisation de nombreux process (facturation, paie, emailing, publicité ciblée au ROI tracé…) tend néanmoins vers une diminution des impressions à long terme.

Les entreprises souhaitent maîtriser les coûts des services d'impression et surtout les systèmes de reporting, Aussi, elles s'investissent de plus en plus vers le digital et vers des process « zéro papier », afin de diminuer leurs coûts de fonctionnement.

Selon une étude du cabinet Gartner, les collaborateurs d'une PME peuvent imprimer chacun entre 1 000 et 12 000 pages par an.

Même lorsque des process d'archivage électronique existent, le document physique rassure les utilisateurs.

L'utilisation des imprimantes et des multifonctions, si elle est mieux gérée, ne ralentit pas. On peut constater une baisse du coût global des parcs d'impression et une réduction significative de l'empreinte carbone due à l'impact des impressions non réalisées.

Néanmoins, la dématérialisation tend à engendrer une augmentation des ressources électriques atteignant 10% de la production (pour les pays évolués), utilisée par les serveurs, le parc informatique et les data centers.


Des solutions peuvent permettre d'optimiser l'usage des impressions :

A) Mise en place d'une politique interne pour limiter l'usage des impressions

- L'établissement de règles d'impression adaptées pour définir quels documents peuvent être imprimés car 25% des documents imprimés sont jetés dans les 5 minutes suivant leur impression !

  • Proscrire l'impression des notices techniques qui ne seront consultées que ponctuellement.
  • Se limiter aux pages intéressantes de manuels rapidement obsolètes ou aux mises à jour régulières.
  • Rédiger des résumés d'ouvrages et les diffuser par mail.
  • Classer les documents dans un endroit accessible afin qu'ils soient consultables facilement et imprimés en un seul exemplaire.
  • Ne pas imprimer la totalité d'un email mais seulement la partie exploitable (38% des salariés continuent d'imprimer tout ou partie de leurs e-mails).
  • Ne pas mettre un pied de page ou signature trop long et proscrire la mention « ne pas imprimer ce mail si ce n'est pas nécessaire… » qui ajoute une ou plusieurs lignes au mail et peut provoquer l'impression d'une page inutile.
  • Archiver les documents comptables sous forme PDF sur CD ou DVD M-Disc (sensés pouvoir être conservés durant une centaine d'années si les lecteurs peuvent s'adapter sur les matériels de nouvelle génération).

- Des quotas utilisateurs peuvent être mis en place pour limiter les volumes.

- Des quotas par activité en fonction des services de manière à obliger à une réorganisation et permettre un audit de l'usage.

- Rationaliser la répartition des points d'impression en fonction des services, des types d'activités des collaborateurs, des besoins réels, en développant une organisation centralisée qui facilite les interventions des techniciens en charge du parc d'imprimantes et de multifonctions et qui diminue les charges de supports et de maintenance.

  • Limiter l'usage de l'imprimante de bureau lorsqu'elle existe encore en préférer le copieur départemental pour les impressions multiples.
  • Réduire le nombre de copieurs mais prévoir tout de même un matériel de backup avec moins de magasins, de fonctions ou un finisseur offrant moins de possibilités.

- Auditer la fonction impression de l'entreprise. Seulement 3% des PME disent en avoir une visibilité satisfaisante car 70% d'entre elle n'utilisent pas d'outil de contrôle de leurs impressions !

B) Réduire l'impact économique des impressions en adoptant une démarche éco-responsable

40% des PME ont constaté une augmentation de leurs dépenses d'impression ces dernières années et 45% des entreprises invoquent la hausse du coût des consommables :

- Favoriser l'impression recto-verso.

- Eviter les logos en couleur en bas de page.

- Enregistrer les scans en mode noir et blanc sinon les pages « noires » s'imprimeront en couleur malgré leur aspect noir qui est en fait un « gris quadri ».

- Limiter l'impression couleur en la réduisant aux pages nécessaires :

  • Régler l'impression du fichier en mode discriminant (noir ou couleur) lorsque des pages couleurs sont présentes.
  • Pour des impressions en exemplaires importants : forcer les pages couleur en noir dans la version complète d'Acrobat (Attention cela est irrémédiable, un fichier de travail renommé est nécessaire).
  • Ou imprimer les pages couleur et les insérer dans le document noir…

- Transférer les tâches d'impression, de façon automatique, vers les matériels les plus appropriés afin de réduire les délais d'impression.

- Optimiser la mise en forme des documents surtout si l'impression est en jet d'encre :

  • Réduction des marges et de l'interlignage,
  • Utilisation d'une police de caractère limitant l'encre utilisée (utilisez Ecofont ou la Century Gothic, évitez Arial, Franklin Gothic et Tahoma).

- Sous-traiter l'impression à partir d'un nombre d'exemplaires défini ou d'un volume annuel important de manière à sous-dimensionner le parc matériel de l'entreprise. « Selon le cabinet d'études IDC, citant l'assureur britannique Lockton, il s'avère que pour chaque euro d'impression, ce sont 10 euros qui sont dépensés par l'entreprise si on inclut tous les coûts et investissements, notamment le support et la maintenance ».

C) Prendre en compte l'impact de la mobilité :

- Les salariés peuvent travailler depuis différents sites, voire de leur domicile. Il est donc essentiel de leur simplifier la tâche, afin qu'ils n'aient pas à paramétrer leur matériel.

- Pour les personnes travaillant à domicile, la possibilité d'héberger dans un Cloud les fichiers facilite l'accès à partir de matériels divers : smartphone, tablette, portable…

- L'impression à distance vers un ou plusieurs points prédéfinis - et protégés doit être possible, que ce soit à travers une infrastructure "Cloud" ou non.

- Si l'impression est nécessaire, le recours à un copie-service de proximité évite le transport de matériel d'impression personnel.

- L'impact environnemental des équipements mobiles et leurs nouveaux usages ne sont pas assez pris en compte (sources ADEME, Cleanfox, Novethic ) :

  • Un ordinateur a consommé pour sa fabrication : 240 kg de combustibles fossiles, 22 kg de produits chimiques et 1500 litre d'eau. Faire durer les équipements ou acquérir du matériel reconditionnés réduit les impacts de fabrication.
  • L'envoi d'un email avec pièce jointe consomme autant qu'une ampoule basse consommation durant 24 h d'utilisation. Chaque heure 10 000 000 000 emails sont envoyés (y compris les spams)
  • Une heure de vidéo sur Smartphone consomme autant qu'un réfrigérateur allumé pendant un an.
  • Les mails professionnels d'une entreprise avec 100 administratifs impactent durant une année autant que 13 allers-retours Paris New-York.

D) Le point le plus important reste la sécurité des documents et leur confidentialité

- 26% des salariés disent avoir retrouvé des documents confidentiels oubliés sur des imprimantes dans leur entreprise. Des solutions logicielles existent pour que chaque utilisateur puisse imprimer ses fichiers à distance sur le point d'impression optimal en déverrouillant le document grâce à son badge ou à un code personnel.

- En 27 années de copie-service à Copyroom Rennes, nous n'avons jamais trouvé de documents « confidentiel défense ». Mais des clés USB sont quotidiennement oubliées et seulement 70% récupérées (dont 50% le jour même) mais les oublis sont maintenant en baisse, car l'habitude d'imprimer en libre-service fait prendre de meilleurs automatismes…

En atelier, ARTEK Dynadoc procède à la destruction coupe croisée des documents sensibles, tests d'impression, rebut…

- Le recours au Cloud même sous forme crypté n'implique pas une garantie totale de confidentialité. 40% des entreprises ayant plus d'un milliard de CA sont espionnées par les services américains.

- Les PC portables, tablettes ou Smartphones non sécurisés sont fréquemment analysés dans les trains, gares, aéroports.

E) En guise de conclusion

- 77% des PME françaises déclarent que les systèmes d'impression jouent un rôle critique en cas de sinistre ou d'interruption du service informatique, c'est pourquoi le maintien d'un parc de copieurs s'avère nécessaire dans l'entreprise.

- Les besoins d'impression se maintiennent mais de manière plus réfléchie, grâce à une politique d'impression incluant la dématérialisation, l'archivage et la gestion électronique des documents pour une diminution du papier et de son impact environnemental.

- La dématérialisation provoque un changement de fonctionnement dans l'entreprise mais provoque un déport et une augmentation des ressources énergétiques nécessaires à son fonctionnement.

- Les nouveaux usages du Cloud n'ont encore pas été confrontés à un déni de service ou une perte très importante de données pour les usages professionnels. Néanmoins le transfert vers le Cloud d'informations importantes même cryptées n'implique pas la conservation de leur confidentialité. Les risques de non accessibilité ou de perte ne sont pas pris suffisamment en compte, tout comme la double sauvegarde vers des supports non électroniques qu'un phénomène électromagnétique pourrait endommager. (CD/DVD, microfilm, support papier).

Sur LinkedIn... Jean-Michel Blatry
Directeur de la sarl CopyRoom (Mai 2019)


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